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第 1 篇  工作事务篇

第 1章  从零开始：办公室工作必知

1.1  办公室人员的职场生涯规划　// 3

1.1.1  办公室人员的岗位划分　// 3

1.1.2  办公室人员的就业形势　// 4

1.1.3  办公室人员的个人素质　// 5

1.2  办公室人员开展工作的      总体原则　// 6

1.2.1  做好工作的时间管理　// 7

1.2.2  开展工作的步骤　// 10

1.2.3  处理工作的优先顺序　// 11

1.3  办公室人员工作的常见方法　// 12

1.3.1  请示与报告方法　// 12

1.3.2  计划与总结方法　// 13

1.3.3  授意与传达方法　// 14

1.3.4  变通方法　// 14

1.3.5  说服与拒绝方法　// 16

1.3.6  倾听方法　// 17

1.4  办公室人员的基本礼仪要求　// 18

1.4.1  服饰要求　// 18

1.4.2  仪态要求　// 20

1.4.3  语言要求　// 23

提高与练习　// 23



第 2章  常见事务处理：办公室工作很简单

2.1  接打电话　// 25

2.1.1  接打电话的流程　// 25

2.1.2  接打电话的原则　// 26

2.1.3  接打电话的要求　// 26

2.1.4  处理意外电话的方法　// 28

2.2  邮件收发　// 30

2.2.1  邮件接收的流程和具体步骤　// 30

2.2.2  邮件寄发的事项说明　// 32

2.2.3  领导不在时处理邮件的方法　// 33

2.3  文件收发　// 33

2.3.1  收文处理　// 33

2.3.2  发文处理　// 35

2.3.3  文件立卷　// 36

2.4  日程安排　// 36

2.4.1  日程安排的内容　// 36

2.4.2  日程安排的要求　// 37

2.4.3  不同日程安排表的制作　// 37

2.4.4  日程安排的注意事项　// 38

2.5  印信管理　// 39

2.5.1  了解印信　// 39

2.5.2  印信的使用　// 40

2.5.3  印信的保管规则　// 43

2.5.4  印信管理中的注意事项　// 43

提高与练习　// 44



第3章  沟通与协调：让职场人士不被孤立

3.1  沟通的作用与分类　// 46

3.1.1  沟通的作用　// 46

3.1.2  沟通的不同类型　// 47

3.2  沟通的方法　// 47

3.2.1  与领导的沟通　// 47

3.2.2  与下级的沟通　// 53

3.2.3  与其他人的沟通　// 55

3.3  沟通的技巧　// 56

3.3.1  了解沟通的对象　// 56

3.3.2  谨记沟通的原则　// 57

3.3.3  沟通过程中对说的要求　// 57

3.3.4  沟通过程中对听的要求　// 59

3.4  协调的类型　// 62

3.4.1  按协调的内容划分　// 62

3.4.2  按协调的范围划分　// 62

3.4.3  按协调的维度划分　// 63

3.4.4  按协调的方式划分　// 63

3.5  协调工作的方法　// 63

3.5.1  基本方法　// 63

3.5.2  常用方法　// 64

3.6  人际协调　// 65

3.6.1  向上协调　// 65

3.6.2  向下协调　// 66

3.6.3  上下级间的协调　// 67

3.6.4  大众关系协调　// 68

3.6.5  人际协调的艺术　// 68

提高与练习　// 70



第4章  会务工作：办公室工作的重点

4.1  会前筹备　// 73

4.1.1  制订会议规划　// 73

4.1.2  发布会议通知　// 74

4.1.3  准备会议文件　// 74

4.1.4  准备会议用品和相关设备　// 74

4.1.5  布置会场　// 75

4.2  会中服务　// 77

4.2.1  进行会议场前服务　// 77

4.2.2  做好会议场内服务　// 78

4.2.3  安排会议场外服务　// 79

4.3  会后工作　// 80

4.3.1  合影留念与餐会　// 80

4.3.2  送别与善后　// 80

4.3.3  撰写会议纪要　// 81

4.3.4  做好会议总结　// 81

4.3.5  整理会议文件　// 82

提高与练习　// 82



第5章  接待与差旅：掌握安排技能

5.1  接待客人　// 84

5.1.1  接待的计划安排　// 84

5.1.2  接待的礼仪要求　// 86

5.1.3  客人的返程安排　// 88

5.2  参加商务活动　// 89

5.2.1  商务会见（会谈）　// 89

5.2.2  商务宴请　// 90

5.2.3  商务参观　// 92

5.2.4  典礼仪式　// 93

5.2.5  商务谈判　// 94

5.2.6  签字仪式　// 102

5.3  差旅安排　// 104

5.3.1  行程规划　// 104

5.3.2  食、宿、交通安排　// 105

5.3.3  票务　// 106

5.3.4  应急处理　// 107

5.3.5  票据登记与报销　// 108

提高与练习　// 108



第6章  档案与保密：做得好保管 守得住机密

6.1  档案管理　// 111

6.1.1  档案的收集与鉴定　// 111

6.1.2  档案的分类与整理　// 112

6.1.3  档案的储存与保管　// 113

6.1.4  档案的保密、借阅与销毁　// 115

6.1.5  电子档案与其他档案的储存管理　// 117

6.2  办公室保密事宜　// 118

6.2.1  保密工作的特点和意义　// 118

6.2.2  保密工作的保密对象　// 119

6.2.3  办公室的“十不”保密要求　// 120

6.2.4  预防泄密的措施　// 121

提高与练习　// 122



第7章  其他事务：全方位职能发挥

7.1  督查工作　// 125

7.1.1  督查的特点与作用　// 125

7.1.2  督查的原则和内容　// 126

7.1.3  督查的形式　// 127

7.1.4  督查的工作程序　// 127

7.2  调查研究　// 128

7.2.1  调查研究的特点　// 128

7.2.2  调查研究的步骤　// 129

7.2.3  调查研究的方法　// 129

7.2.4  撰写调研报告　// 130

7.2.5  评估调研结果　// 131

7.3  危机公关　// 131

7.3.1  危机的特征与类型　// 132

7.3.2  危机发展的阶段　// 132

7.3.3  危机公关的处理原则　// 133

7.3.4  应对危机的具体措施　// 134

7.3.5  危机公关中的沟通策略　// 135

7.3.6  预防危机的措施　// 136

提高与练习　// 137



第 2 篇  办公自动化篇

第8章  使用Office办公软件：加快办公速度

8.1  Word文档编辑技巧　// 140

8.1.1  快速输入公司全名　// 140

8.1.2  快速删除下载文档中的回车符　// 141

8.1.3  如何让复制的网页文字格式正常　// 142

8.1.4  快速设置大字号和下划线　// 143

8.1.5  制作背景透明的图片　// 143

8.1.6  自动为跨页表格添加表头　// 144

8.1.7  图文混排的常用方法　// 144

8.1.8  快速设置文档文字水印效果　// 145

8.1.9  使用样式快速排版长文档　// 146

8.1.10  自动提取目录　// 147

8.1.11  设置多样的页眉和页脚效果　// 147

8.1.12  文档的加密和解密　// 147

8.2  Excel表格处理技巧　// 149

8.2.1  快速输入身份证号码等特殊数据　// 149

8.2.2  快速输入相同或有规律的数据　// 151

8.2.3  快速设置和清除单元格样式　// 152

8.2.4  自制下拉菜单快速输入性别　// 153

8.2.5  禁止不符合条件的内容输入　// 154

8.2.6  自动提醒到期合同　// 154

8.2.7  快速查找重复数据　// 156

8.2.8  排序混乱的多表格数据合并　// 156

8.2.9  复制计算好的公式值　// 158

8.2.10  数据透视表的使用　// 159

8.3  PPT演示文稿制作技巧　// 160

8.3.1  寻找合适的PPT模板、素材　// 161

8.3.2  PPT字体、字号搭配技巧　// 161

8.3.3  PPT颜色搭配技巧　// 162

8.3.4  PPT图片的选择及使用禁忌　// 165

8.3.5  PPT页面布局　// 166

8.3.6  PPT母版使用详解　// 167

8.3.7  PPT动画使用策略　// 169

8.3.8  导出为PDF格式或视频　// 171

提高与练习　// 172



第9章  使用其他办公工具与软件： 多方位提升工作能力

9.1  笔记管理软件　// 176

9.1.1  添加笔记　// 176

9.1.2  管理笔记　// 178

9.2   PDF文件管理软件　// 178

9.2.1  添加文件批注　// 179

9.2.2  将PDF文件转换为Word

文档　// 179

9.3  压缩与解压软件　// 180

9.3.1  压缩文件　// 180

9.3.2  解压文件　// 181

9.3.3  压缩文件并加密　// 182

9.4  图像处理软件　// 183

9.4.1  去除图像背景　// 183

9.4.2  添加图像边框　// 184

9.4.3  添加公司Logo　// 185

9.4.4  调整图像色彩　// 185

9.4.5  修复图像瑕疵　// 186

9.5  好用的在线工具及其功能推荐 　// 188

9.5.1  云盘——存储文件　// 188

9.5.2  百度脑图——制作思维导图　// 188

9.5.3  秀米——制作电子邀请函　// 190

9.5.4  腾讯文档——多人在线办公　// 191

提高与练习　// 192



第 10章  使用办公设备：办公室工作的“硬”技能

10.1  打印机的使用　// 194

10.1.1  打印机的分类　// 194

10.1.2  打印机的使用方法　// 195

10.1.3  激光打印机使用过程中的常见问题及处理　// 196

10.2  复印机的使用　// 197

10.2.1  复印机的操作步骤　// 197

10.2.2  复印机的保养方法　// 198

10.2.3  复印机使用过程中的常见问题及处理　// 199

10.3  传真机的使用　// 200

10.3.1  传真机的使用方法　// 201

10.3.2  传真机的清洁管理　// 202

10.3.3  传真机使用过程中的常见问题及处理　// 202

10.4  扫描仪的使用　// 202

10.4.1  扫描仪的操作步骤　// 203

10.4.2  扫描仪的使用注意事项　// 203

10.4.3  扫描仪使用过程中的常见问题及处理　// 203

10.5  多功能一体机的使用　// 204

10.5.1  使用一体机复印文件　// 204

10.5.2  多功能一体机的清洁　// 205

10.5.3  多功能一体机使用过程中的常见问题及处理　// 205

10.6  投影仪的使用　// 205

10.6.1  投影仪的投影方式及安装　// 206

10.6.2  投影仪的使用方法　// 207

10.6.3  投影仪的维护　// 208

提高与练习　// 208



第 3 篇  文书写作篇

第 11章  日常办公类文书：文书写作轻松起步

11.1  公文写作基础　// 211

11.1.1  办公室公文的语言要求　// 211

11.1.2  办公室公文的用纸和版面　// 214

11.1.3  公文的写作格式　// 215

11.1.4  办公室公文的行文规则　// 224

11.2  决议型文书写作　// 226

11.2.1  决定　// 226

11.2.2  决议　// 227

11.2.3  命令（令）　// 228

11.3  告知型文书写作　// 229

11.3.1  通报　// 229

11.3.2  通知　// 230

11.3.3  通告　// 231

11.3.4  公告　// 232

11.3.5  公示　// 233

11.3.6  声明　// 233

11.4  上下往来型文书写作　// 234

11.4.1  请示　// 234

11.4.2  报告　// 235

11.4.3  意见　// 236

11.4.4  批复　// 237

提高与练习　// 238



第 12章  规章事务类文书写作：做好制度管理 事务轻松处理

12.1  规章型文书写作　// 240

12.1.1  办法　// 240

12.1.2  条例　// 241

12.1.3  规定　// 242

12.1.4  细则　// 243

12.2  事务类文书写作　// 245

12.2.1  公函　// 245

12.2.2  安排　// 246

12.2.3  计划　// 248

12.2.4  总结　// 249

提高与练习　// 250



第 13章  商务社交类文书写作：主客俱欢 尽显周到心

13.1  商务活动文书写作　// 253

13.1.1  请柬　// 253

13.1.2  欢迎词　// 253

13.1.3  答谢词　// 254

13.1.4  开幕词　// 255

13.1.5  演讲稿　// 256

13.2  社交文书写作　// 257

13.2.1  慰问信　// 258

13.2.2  感谢信　// 258

13.2.3  表扬信　// 259

13.2.4  贺信（电）　// 260

提高与练习　// 261